C’est un grand classique de la gestion du temps. D’ailleurs, tous ceux qui ont suivi une formation avec moi sur ce thème ont entendu parler de la matrice d’Eisenhower. Cela fait 25 ans que j’en parle et je la trouve toujours aussi utile. Cette matrice nous propose de classer nos tâches autour de deux critères : leur importance et le délai imparti à leur réalisation.
Ces deux simples critères nous amènent à un premier renseignement important : Urgent n’est pas synonyme d’important ! Ainsi, une tâche sans importance peut être qualifiée d’urgente. Si, dans le langage courant, nous pouvons faire la confusion, dans la logique de notre organisation, il est important de distinguer les deux notions.
Mais l’enseignement le plus précieux de cette matrice est que pour être efficace, pour être performant, il faut le consacrer le plus de temps possible aux tâches importantes, à celles qui relèvent des catégories A ou B. Dès lors que vous accordez du temps à des tâches de catégorie C, voire pire, de catégorie D, vous perdez en efficacité.
Mais face à des sollicitations incessantes provenant des mails, du téléphone, des collègues, de la hiérarchie, et cetera, face à tous ceux qui cherchent à passer en priorité dans notre organisation, face à ceux qui cherchent à « couper la file », à resquiller, à gagner quelques places dans la file d’attente, comment faire une distinction pertinente entre ce qui est réellement important et ce qui relève de la pression que tout un chacun met en œuvre pour bénéficier d’un traitement privilégié ? Le mieux est sans aucun doute de s’appuyer sur vos objectifs.
En effet, il est important de savoir identifier avec certitude les tâches ou actions importantes et la connaissance de vos objectifs est une clé pour y parvenir. Pour cela, vous disposez de trois sources :
- Les objectifs fixés lors de votre entretien annuel. Ils sont clairs et quantifiables. En tout cas normalement ;
- Votre fiche de poste ;
- Et en dernier recours, votre hiérarchie.
Ces trois sources devraient vous permettre de savoir précisément ce qui est attendu de vous. C’est cela qui, à la lumière de la matrice d’Eisenhower, doit vous permettre de prioriser. En d’autres termes, si la tâche qui est devant vous répond aux attentes de l’une ou plusieurs de ces trois sources, alors vous pouvez sans crainte de vous tromper, catégoriser la tâche en question en A ou en B. Elle est donc importante et doit être considérée comme une priorité. Si tel n’est pas le cas, elle est sans doute d’une importance moindre et, dans bien des cas même, vous pourrez l’oublier.
Car, c’est aussi à ça que sert la matrice d’Eisenhower : nous faire prendre conscience que toutes les tâches qui arrivent dans notre environnement de travail ne sont pas absolument nécessaires.
