Tellement présent dans la vie quotidienne, le mail est un outil dont il serait très difficile de passer aujourd’hui. Pourtant, il n’est véritablement présent dans les entreprises que depuis une durée relativement brève. Ca n’est qu’à la fin des années 90 qu’il a commencé à apparaître dans les grandes entreprises. Avant, aussi incroyable que cela…
Les mails « fourre-tout » posent de réels problèmes. Dans un premier, le rédacteur cherche à se faciliter la vie : un seul message pour traiter de différentes questions. Cela évite de créer plusieurs messages, le dossier « éléments envoyés » ne voit pas le nombre de ses ligne s’accroître et en plus cela permet de ne pas saturer…
Parmi tous les messages que nous recevons, certains sont plus importants que d’autres. L’objet et l’expéditeur nous donnent des informations utiles quant à la priorité à accorder aux messages. Mais il est un principe qui pourrait, s’il était respecté, nous aider : A = pour action ; Cc pour info.
Les deux premières informations auxquelles vous avez accès lorsqu’un mail vous parvient sont le nom de l’expéditeur et le titre du mail. Si le nom de l’expéditeur est utile, c’est surtout l’objet du mail qui vous renseigne sur son contenu qui vous délivre une information intéressante. Si cet objet est suffisamment explicite, un simple coup…
J’ai présenté dans un article précédent la vitesse de diffusion du mail comme un avantage de cet outil. Et c’est vrai que cela fait partie des éléments positifs que l’on peut relier au mail. Néanmoins, cette vitesse est elle-même porteuse d’inconvénients majeurs.
Une perte de temps Selon une étude de septembre 2010 (Étude Sciforma), nous recevons en moyenne un mail toutes les 12 minutes, soient 5 toutes les heures ce qui représente en moyenne et sur une journée de 8 heures 40 mails. 75 % de ces mails sont lus immédiatement, leurs destinataires abandonnant leurs actions en…
Pour garder le contrôle de sa messagerie il faut se donner des limites ! Les boîtes aux lettres explosent ! Elles saturent, débordent, craquent et ne semblent plus pouvoir être contrôlées. Tous les jours de nouveaux mails y entrent sans que les premiers arrivés aient pu être évacués ! Du coup, au trafic déjà intense…